Employer: Save the Children
How To Apply:
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Location: Cucuta, Colombia
Closing date23 Feb 2022
Purpose Of The Role
The Logistics and Security Officer is responsible for ensuring the most efficient use of funds and excellent operational performance, with minimal risk to the supply, administration, and distribution of goods and services from Save the Children's field office, in accordance with the procedures of the organization's policies and manuals, within the framework of the implementation of projects in the territory; in addition to providing support in the management of security, both of the people (employees and beneficiaries) and of the assets of the organization.
KEY AREAS OF RESPONSIBILITY:
In processes of purchases of goods and/or services in general in the territory (Cúcuta**)**
Focused:
Organize and execute all supply chain processes of the projects in charge, related to the acquisition of goods and services, inventory and asset management, procurement, transportation and dispatch, maintenance and storage, fleet management, as well as administrative procedures related to their responsibilities, in accordance with the Policies and Procedures Manuals of the organization, under the premise of "**Ensure the most efficient use of funds and excellent operational performance, with minimal risk**".
Carry out and / or keep updated all the instruments of planning and monitoring of Supply Chain, for the excellent performance of the area:
SC-PR-03 Procurement Plan
SC-PR-04 Procurement Tracker
SC-PR-17 Supplier Registration
Fleet Tracker
Use the organization's system to manage the processes of supply, purchasing, supplier management, and contracts;
Supervise and support logistics team members in the performance of their duties and work together with the general response team.
Work in collaboration with other SC departments (Finance, Awards, Program), meeting technical and time requirements
Report monthly on all logistics activities to the National Supply Chain Manager and interact daily for response activities.
Perform any other function requested by the National Supply Chain Manager
Infrastructure:
Ensure the success of the installation and management of the facilities (opening and adaptations of the field office), following the instructions of the National Supply Chain Manager.
Oversee the installation, maintenance, and maintenance of assigned office and storage spaces.
Supervise and implement control systems for the use and maintenance of all materials and supplies of the offices.
Inventory and stock management:
Oversee warehouse configuration and management
Supervise warehouses and warehouse stock management;
Maintain up-to-date inventory record in the TIM system
Maintain up-to-date inventory records of office furniture, equipment and supplies and related materials and other systems
Support reverse logistics processes, where appropriate, during deployment in collaboration with other logistics specialists
Transport and communications:
Regulate and manage the use of vehicles and communications equipment.
Supervise and plan the allocation of vehicles in order to optimally meet the needs of the programs in charge.
Supervise the maintenance of SC-owned vehicles and rented vehicles and supervise the competencies of drivers.
Asegúrese de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC.
Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina.
Monitorear los movimientos y la seguridad de todos los equipos de campo comunicándose por teléfono y por cualquier otro medio disponible de acuerdo con las directrices de seguridad y el estado actual de la seguridad.
Adquisiciones locales:
Asegúrese de que los procesos de adquisición cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y de que todos los documentos de compra estén completos y archivados.
Cuando corresponda, supervisar al asistente de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo a la política.
Revisar y aprobar los análisis de ofertas o presentarlos al Gerente de Nacional de Cadena de Suminsitro dependiendo de los umbrales de Adquisiciones.
Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se paguen a los proveedores a tiempo y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
Mantener una base de proveedores actualizada.
Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.
Administración y elaboración de informes:
Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC.
Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC.
Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente
Correspondencia y archivo
Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Cúcuta a Bogotá.
Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Cúcuta.
Servicios para la oficina:
Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE:
Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso.
Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno
Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
En relación con tramites de Viaje:
Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes
Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto
Caja Menor
Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.
Recursos humanos:
Apoyar aspectos de personal de la Oficina de terreno y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas
Seguridad:
Apoyar la realización de evaluaciones y análisis de riesgos (ARA) (RMP) de los proyectos en curso y nuevos proyectos, así como el seguimiento a la implementación de las estrategias para prevenirlos, mitigarlos o evitarlos.
Realizar las sesiones informativas (briefings) de seguridad a nuevos empleados de SCI y a visitantes de la Organización (inglés y español).
Organizar y brindar capacitaciones sobre seguridad personal, protocolos de seguridad y medidas de mitigación a empleados y equipos en terreno.
Apoyar el seguimiento de la base de datos de las capacitaciones del staff, especialmente el curso obligatorio PSS (curso de seguridad).
Recolectar y reportar incidentes de seguridad, y hacer el debido seguimiento a las medidas de mitigación.
Revisar y actualizar documentos claves: SSMP, reportes de terreno, recolectar y mantener sistematizada la información relevante de seguridad en las áreas de operación haciendo seguimiento a condiciones de terreno, noticias, condiciones de carreteras, etc.
Mantener una buena y fuerte relación con organizaciones ONG'S - ONU y mantener la coordinación en temas de apoyo en seguridad en el marco del convenio para este fin.
Participar en las reuniones de coordinación de seguridad y otros foros de seguridad en el territorio.
Apoyar la organización de la logística de seguridad de las visitas de donantes y otros visitantes de alto perfil al territorio.
Hacer monitoreo constante de la situación de seguridad en Colombia y en dónde se implementa el proyecto y aprobar (o no) las misiones a terreno y dar la recomendación de seguridad con la orientación del coordinador nacional de seguridad.
Organizar simulacros (incendios, sismos, etc.) y realizar las correspondientes evaluaciones de instalaciones.
Apoyar la formulación y el establecimiento de planes de seguridad, contingencia, evacuación, crisis, entre otros para la oficina territorial.
Preparar reportes de seguridad internos.
Asegurar el adecuado archivo de todos los documentos de apoyo de las labores relacionadas con el cargo.
Desarrollar comunicados con recomendaciones de seguridad para alertar en situaciones específicas, para personal, contratistas y visitantes.
Política y Manual de Adquisiciones, almacenamiento, flota, finanzas, gastos de viajes, caja menor, entre otros.
REQUISITOS:
* Profesional en áreas administrativas, logística y distribuciones, negocios internacionales o áreas relacionadas.
* Certificarse como compradores de acuerdo a la política y manual de abastecimientos de la organización.
EXPERIENCE AND QUALITIES:
* Minimum three years of experience in similar positions, preferably in Non-Governmental Organizations or International Cooperation Entities.
* Ability to analyze and solve problems, make decisions.
* Ability to work independently under minimal supervision.
* Great ability to create and support a team and delegate tasks as needed.
* Ability to read and interpret documents such as safety rules, operation and maintenance instructions, and procedure manuals, and apply them practically.
* Understanding and commitment to the objectives, values, and principles of Save the Children.
* Competent numerical skills: the ability to perform calculations such as freight estimates, dimensional weight, and percentages.
* Excellent record maintainer who keeps information up to date; understanding of the principles of data management.
* Good communication skills.
* Management of Colombian procedures, laws, and regulations related to the area.
* High competence in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Salary: 3,792,000 + social benefits (premium-census-holidays).
Hours: Monday to Friday from 8:00 a.m to 5:00 p.m and Saturdays half day when required.
Resumes will be received from the 16th to the 23rd of February 2022.
In case of not residing in the contracting area, the applicant must assume the costs of transfer and maintenance during the duration of the contract.
This job offer is open to Colombian citizens or foreigners legally authorized to work in Colombia and who meet the requirements.
Closing date23 Feb 2022
Purpose Of The Role
The Logistics and Security Officer is responsible for ensuring the most efficient use of funds and excellent operational performance, with minimal risk to the supply, administration, and distribution of goods and services from Save the Children's field office, in accordance with the procedures of the organization's policies and manuals, within the framework of the implementation of projects in the territory; in addition to providing support in the management of security, both of the people (employees and beneficiaries) and of the assets of the organization.
KEY AREAS OF RESPONSIBILITY:
In processes of purchases of goods and/or services in general in the territory (Cúcuta**)**
Focused:
Organize and execute all supply chain processes of the projects in charge, related to the acquisition of goods and services, inventory and asset management, procurement, transportation and dispatch, maintenance and storage, fleet management, as well as administrative procedures related to their responsibilities, in accordance with the Policies and Procedures Manuals of the organization, under the premise of "**Ensure the most efficient use of funds and excellent operational performance, with minimal risk**".
Carry out and / or keep updated all the instruments of planning and monitoring of Supply Chain, for the excellent performance of the area:
SC-PR-03 Procurement Plan
SC-PR-04 Procurement Tracker
SC-PR-17 Supplier Registration
Fleet Tracker
Use the organization's system to manage the processes of supply, purchasing, supplier management, and contracts;
Supervise and support logistics team members in the performance of their duties and work together with the general response team.
Work in collaboration with other SC departments (Finance, Awards, Program), meeting technical and time requirements
Report monthly on all logistics activities to the National Supply Chain Manager and interact daily for response activities.
Perform any other function requested by the National Supply Chain Manager
Infrastructure:
Ensure the success of the installation and management of the facilities (opening and adaptations of the field office), following the instructions of the National Supply Chain Manager.
Oversee the installation, maintenance, and maintenance of assigned office and storage spaces.
Supervise and implement control systems for the use and maintenance of all materials and supplies of the offices.
Inventory and stock management:
Oversee warehouse configuration and management
Supervise warehouses and warehouse stock management;
Maintain up-to-date inventory record in the TIM system
Maintain up-to-date inventory records of office furniture, equipment and supplies and related materials and other systems
Support reverse logistics processes, where appropriate, during deployment in collaboration with other logistics specialists
Transport and communications:
Regulate and manage the use of vehicles and communications equipment.
Supervise and plan the allocation of vehicles in order to optimally meet the needs of the programs in charge.
Supervise the maintenance of SC-owned vehicles and rented vehicles and supervise the competencies of drivers.
Asegúrese de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC.
Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina.
Monitorear los movimientos y la seguridad de todos los equipos de campo comunicándose por teléfono y por cualquier otro medio disponible de acuerdo con las directrices de seguridad y el estado actual de la seguridad.
Adquisiciones locales:
Asegúrese de que los procesos de adquisición cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y de que todos los documentos de compra estén completos y archivados.
Cuando corresponda, supervisar al asistente de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo a la política.
Revisar y aprobar los análisis de ofertas o presentarlos al Gerente de Nacional de Cadena de Suminsitro dependiendo de los umbrales de Adquisiciones.
Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se paguen a los proveedores a tiempo y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
Mantener una base de proveedores actualizada.
Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.
Administración y elaboración de informes:
Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC.
Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC.
Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente
Correspondencia y archivo
Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Cúcuta a Bogotá.
Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Cúcuta.
Servicios para la oficina:
Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE:
Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso.
Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno
Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
En relación con tramites de Viaje:
Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes
Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto
Caja Menor
Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.
Recursos humanos:
Apoyar aspectos de personal de la Oficina de terreno y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas
Seguridad:
Apoyar la realización de evaluaciones y análisis de riesgos (ARA) (RMP) de los proyectos en curso y nuevos proyectos, así como el seguimiento a la implementación de las estrategias para prevenirlos, mitigarlos o evitarlos.
Realizar las sesiones informativas (briefings) de seguridad a nuevos empleados de SCI y a visitantes de la Organización (inglés y español).
Organizar y brindar capacitaciones sobre seguridad personal, protocolos de seguridad y medidas de mitigación a empleados y equipos en terreno.
Apoyar el seguimiento de la base de datos de las capacitaciones del staff, especialmente el curso obligatorio PSS (curso de seguridad).
Recolectar y reportar incidentes de seguridad, y hacer el debido seguimiento a las medidas de mitigación.
Revisar y actualizar documentos claves: SSMP, reportes de terreno, recolectar y mantener sistematizada la información relevante de seguridad en las áreas de operación haciendo seguimiento a condiciones de terreno, noticias, condiciones de carreteras, etc.
Mantener una buena y fuerte relación con organizaciones ONG'S - ONU y mantener la coordinación en temas de apoyo en seguridad en el marco del convenio para este fin.
Participar en las reuniones de coordinación de seguridad y otros foros de seguridad en el territorio.
Apoyar la organización de la logística de seguridad de las visitas de donantes y otros visitantes de alto perfil al territorio.
Hacer monitoreo constante de la situación de seguridad en Colombia y en dónde se implementa el proyecto y aprobar (o no) las misiones a terreno y dar la recomendación de seguridad con la orientación del coordinador nacional de seguridad.
Organizar simulacros (incendios, sismos, etc.) y realizar las correspondientes evaluaciones de instalaciones.
Apoyar la formulación y el establecimiento de planes de seguridad, contingencia, evacuación, crisis, entre otros para la oficina territorial.
Preparar reportes de seguridad internos.
Asegurar el adecuado archivo de todos los documentos de apoyo de las labores relacionadas con el cargo.
Desarrollar comunicados con recomendaciones de seguridad para alertar en situaciones específicas, para personal, contratistas y visitantes.
Política y Manual de Adquisiciones, almacenamiento, flota, finanzas, gastos de viajes, caja menor, entre otros.
REQUISITOS:
* Profesional en áreas administrativas, logística y distribuciones, negocios internacionales o áreas relacionadas.
* Certificarse como compradores de acuerdo a la política y manual de abastecimientos de la organización.
EXPERIENCE AND QUALITIES:
* Minimum three years of experience in similar positions, preferably in Non-Governmental Organizations or International Cooperation Entities.
* Ability to analyze and solve problems, make decisions.
* Ability to work independently under minimal supervision.
* Great ability to create and support a team and delegate tasks as needed.
* Ability to read and interpret documents such as safety rules, operation and maintenance instructions, and procedure manuals, and apply them practically.
* Understanding and commitment to the objectives, values, and principles of Save the Children.
* Competent numerical skills: the ability to perform calculations such as freight estimates, dimensional weight, and percentages.
* Excellent record maintainer who keeps information up to date; understanding of the principles of data management.
* Good communication skills.
* Management of Colombian procedures, laws, and regulations related to the area.
* High competence in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Salary: 3,792,000 + social benefits (premium-census-holidays).
Hours: Monday to Friday from 8:00 a.m to 5:00 p.m and Saturdays half day when required.
Resumes will be received from the 16th to the 23rd of February 2022.
In case of not residing in the contracting area, the applicant must assume the costs of transfer and maintenance during the duration of the contract.
This job offer is open to Colombian citizens or foreigners legally authorized to work in Colombia and who meet the requirements.
How To Apply:
Please follow this link to apply: https://www.aplitrak.com/?adid=YS50YW1iYS4wMzkzNC4xMjE4NUBzYXZldGhlY2hpbGRyZW5hby5hcGxpdHJhay5jb20