Location: Paris , France
Closing date: 10 Dec 2015
I. ACTED
ACTED est une association de solidarité internationale française qui a pour vocation de soutenir les populations vulnérables de par le monde et de les accompagner dans la construction d’un futur meilleur en apportant une réponse adaptée à des besoins précis depuis 1993. ACTED vient en aide aux populations touchées par les crises grâce à une approche à la fois globale et locale, multidisciplinaire et adaptée à chaque contexte. Ses équipes (3300 personnes) interviennent dans 34 pays afin de faire face aux situations d’urgence, pour soutenir les projets de réhabilitations et accompagner les dynamiques de développement.
Pour ce faire nos équipes sur le terrain interviennent sur plus de 340 projets dans les secteurs suivants : aide humanitaire d’urgence, sécurité alimentaire, promotion de la santé, éducation et formation, développement économique, microfinance, soutien institutionnel et dialogue régional, promotion culturelle.
Forte de son expérience au plus près des besoins et des situations auprès des communautés vulnérables à travers le monde, ACTED contribue aujourd’hui à l’agenda international en faveur des Objectifs du Millénaire pour le Développement, avec des campagnes de plaidoyer en France et en Europe.
II. Profil pays
Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale.
Aujourd’hui le siège est composé d’une cinquantaine de salariés dans les départements RH, Finance, Reporting, Audit, HUB logistique, Communication et Sécurité. Ces départements apportent leur soutien aux 34 Directions Pays ainsi qu’aux 3 Directions régionales, comprenant environ 300 expatriés et plus de 4000 salariés nationaux.
Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les seize membres du Conseil d’administration.
III. Profil de poste
Le/la stagiaire au département sécurité soutiendra le conseiller sécurité dans de nombreux aspects de ses fonctions, et plus particulièrement dans le suivi des processus et de la documentation. Ses tâches seront effectuées sous les directives et en relation étroite avec le conseiller en sécurité. Le travail sera effectué à partir du bureau de Paris. Aucun déplacement n’est à priori prévu.
Ces présents Termes de Références ont pour objectif de présenter les différentes tâches attendues de la part du stagiaire.
Le stage s’organise autour de 5 thèmes principaux :
1/ Suivi des processus
2/ Suivi des plans de sécurité pays et analyse contextuelle
3/ Suivi des contacts terrain
4/ Suivi des missions terrain
5/ Suivi de la sureté des bâtiments (bureaux, résidences et entrepôts)
1. Suivi des processus
1.1 Plan Sécurité Pays (PSP)
Revue des dates de validité et suivi des envois des mises à jour
Vérification de la présence des annexes des PSP (plan d’évacuation, liste de contacts d’urgence, …)
Suivi du tableur du planning de mise à jour
Préparation et suivi du planning de relances auprès des directeurs pays
Vérification de la concordance du tableau de suivi global avec le statut des PSP (valide, complet …)
Classement et archivage papier
1.2 Security Incident report (SIR)
Suivi des SIR (relances)
Classement et archivage papier
1.3 Manuel de sécurité global
Relecture pour proposition de correctifs
Extraction sous forme de fiches opérationnelles des « Gestion des Incidents de Sécurité »
Diffusion auprès des pays de ces fiches opérationnelles
Recherches sur la norme ISO 31000-2009 (31010-2009), analyse et évaluation des adaptations à effectuer du manuel de sécurité pour conformité
1.4 Livret de Sécurité
Suivi des mises à jour
Suivi et intégration des cartes REACH positionnant les bureaux d’ACTED
Suivi des plans sécurité pays et analyse contextuelle
Vérification de la standardisation de l’ensemble des plans de sécurité pays
Extraction des données fournies dans les rapports mensuels envoyés des directeurs pays
Intégration pour mise à jour dans les plans sécurité pays
Suivi de l’actualité
Recherche de documentation pour élaboration des dossiers thématiques
Classement et archivage
Suivi des contacts terrain
Suivi et mise à jour des correspondants sécurité au niveau de l’ensemble des pays
Suivi des phases de sécurité et mise à jour du tableau récapitulatif
Suivi des zones interdites (par pays et détails par quartiers dans certaines villes)
Suivi des dérogations aux règles générales d’ACTED pour les internationaux
Suivi des autorisations de se rendre dans les zones interdites
Suivi du livret de sécurité
Suivi des missions terrain
Formalisation sous forme de tableaux prévisionnels des missions du département sécurité sur le terrain (conformité et respect des règles de sureté et de sécurité)
Assistance à la préparation des missions terrains de sureté et sécurité
Transmission des plannings et des informations préparatoires aux directeurs pays
Point focal du conseiller sécurité des données et renseignements recueillis lors de ses missions terrains
Aide à la rédaction des rapports de mission
Classement et archivage des rapports de fin de mission
Suivi de la sureté des bâtiments (bureaux, résidences, entrepôts)
Mise en place et suivi du tableau opérationnel synthétique des mises à jour des formulaires SEC 20 et 21
Réception des formulaires de demandes
Assistance à la consolidation des données en relation avec les baux
Suivi des demandes de mise en conformité envoyées par le conseiller sécurité
Autre
Traduction de documents internes
Soutien au conseiller sécurité lors des missions d’urgence
IV. Qualifications
Formation : Cursus universitaire en Relation ou politique internationale, Sciences Po ou similaire
Niveau d'études requis : BAC+4/5
Approche rigoureuse et méticuleuse du travail
Dynamique, autonome et force de proposition
Capacité de communication et de reporting
Excellent niveau en anglais, écrit et parlé (contacts quotidiens avec les équipes locales)
Intérêt pour les programmes d’aide d’urgence et de développement internationaux
Intérêts pour les questions relatives à la sécurité et à la sureté
V. Conditions
Compensation mensuelle - Minimum légal en vigueur
Tickets restaurant
50% frais de transport remboursés.
How To Apply:
VI. Pour postuler
Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et trois références à l’adresse suivante : xxxxxx@xxxxxx.org
Ref : SECU/HQ/SA