Jul 13, 2015

Regional Safety and Security Advisor

Employer:International Rescue Committee
Location: DRC (Africa)
Closing date: 07 Sep 2015 
(Job Details In English & French)

Position Purpose:
The Regional Safety and Security Advisor for the Democratic Republic of Congo reduces the vulnerability of IRC staff and programs to the threats and dangers in the IRC security environment, serving as a technical resource to field staff - providing training opportunities, guidelines, timely advisory information and technical support - and supporting the DRC Regional Director in oversight of security management systems, and in direct management of crisis situations.

Scope Of Work:
The Regional Safety and Security Advisor for DRC is a key member of IRC's DRC regional management team and of the headquarters' Safety and Security Advisory Unit.
The RSSA-DRC will work with the DRC management team to ensure that organizational security policies and procedures are responsive to the context, adequate and known to staff, thereby enabling durable programming. Additionally, the RSSA-DRC will conduct training on site for both security staff and others through which the different IRC field offices can develop appropriate security plans and training for their staff. S/he will provide expert security advice to all levels of IRC staff in DRC, focusing on awareness, planning, practice, management and training in security management. S/he will assess insecure operating environments, recommend action and support the implementation of security management plans and provide follow-up on IRC security policies and reporting systems thus enabling better programming and support to the beneficiaries.
The RSSA-DRC will report to the Regional Director and the Regional Management Team, as well as work closely with security staff at field level. S/he will need to be aware of early warning advisories affecting security situations, and also will travel regularly within DRC and maintain a contextual knowledge of the country situation. Crucially, the RSSA will mentor and build IRC national staff counterpart capacities to operate more effectively and contribute to reducing IRC's operational vulnerabilities.

Essential Job Functions & Objectives: 

Field Security Management Planning

Ensure each DRC Provincial Officer has current, adequate security management plans on file in New York and that each plan is revised at least once per year.

Provide written feedback to field offices as they develop or revise their security plans.

Request plan revisions when there is a significant change in the security environment.
Develop and keep update Standard Operating Procedures in the areas of operational (administrative, procurement, vehicle management, house and office) and Financial (e.g. safe usage, bank withdrawals, cash handling) safety and security management.

Security Orientation & Training
Ensure that each new employee - international or national - receives appropriate security orientation within 72 hours of arrival in the field. Provide a framework for field security orientations.

Through close complementary liaison with the IPD SSA Unit and HR NY and in-country HR and Administrative teams assure each new international employee receives an appropriate security briefing packet and, when possible, a briefing on personal security, IRC security policies and the relevant national security management plan.

Create, along with the IPD SSA Unit, a security training program that reaches a maximum number of national and international staff. Keep useful records on staff training and report at least annually on training performed at all levels.

Assist field offices in arranging ad hoc security training workshops

Assist as requested in selection processes for international and national security staff.

Advisory & monitoring services

Monitor all communications from the field related to security incidents and planning and provide timely feedback to questions raised from the field.

Make a minimum of 1 visit per year to each office in DRC to monitor security preparedness and field training. Provide a follow-up report with clear recommendations after each visit.

Together with other Regional Safety and Security Advisors, develop and sustain a database of security incidents.

Generate activity reports on security, including database analyses, new threats, responses and vulnerabilities and any relevant lessons learned from security and safety incidents.

Maintain the network of IRC Security Focal Points at each field office.

Liaison and Networking:

Monitor and provide support and reporting on any NGO field security initiatives as required.

Identify, create and maintain a network with INGO/UN and other security specialists suitable for the region.

Facilitate NGO security coordination through networking, collaboration and coordination with humanitarian actors.

Regional Context Analysis and early warning

Provide credible information and contextual analysis of localized and regional security situations and incidents along with appropriate advice to IRC managers.

Understand the salient issues for the DRC program and update senior management as the context dictates as part of a regional early warning system .

Field Security Assessments
Conduct field security assessments examining IRC staff, assets, compounds, residences, field sites and projects and compile a report with recommendations.

Emergency Response and Crisis Management
As required, support and advise the Regional Director, Provincial Directors and other senior managers during humanitarian or security/safety emergencies, serving on a Senior Management Crisis Team.
Assist with the security component (situation analysis and background information, security assessments) of Emergency Response Team deployments in the DRC.

University/Masters degree in security management, international affairs or similar

University/Master's degree in security management, international affairs or similar

Work experience
A minimum of 5 years of non-profit or NGO work experience within international humanitarian assistance programs with demonstrated capabilities in planning, organizing and executing security operations in the field. A police/military experience in peace-keeping settings an asset.
At least three years field experience in volatile, high security environments
Understanding of humanitarian principles, codes of conduct and ideally, specific sub-sector work linked to NGO field operations contexts.

Excellent written and Oral communication skills both English and French

Other skills
Advanced level knowledge of communications technology, including VHF, HF radio systems, satellite communications, cell phone mediums, etc.
Effective people management skills: a leader's ability to guide staff and promote productivity in a pleasant work environment.
Substantial and documented, prior experience as a trainer and training skills - the ability to develop, implement, facilitate and impart learning to a wide range of audiences.
Proven ability to be flexible and work well under pressure in a fast paced multi task team environment.
Ability to gain a precise understanding of the various local, regional, country and international policies, operational positions and interactions, providing clear dynamic briefings and analysis of given and unfolding security and political situations when they occur.Contexte/IRC en bref:
L'International Rescue Committee est l'un de plus importants fournisseurs d'aide humanitaire et d'assistance au développement en RDC avec un budget annuel de plus de 70 millions USD et a à peu près 900 employés. Dans quatre provinces de la RDC, l'IRC exécute directement des programmes dans les secteurs de la sante, de la gouvernance et développement communautaire, la protection et autonomisation des femmes, de l'éducation, et de la réponse rapide aux urgences humanitaires grâce à un réseau de bureaux provinciaux et de terrain ainsi qu'à une gamme de partenariats institutionnels et communautaires. A travers ses projets directs ainsi que les projets exécutés par des partenaires, l'IRC est actuellement présente dans neuf sur onze provinces de la RDC.
Objectif du poste:
Le/la conseiller(e) Régional(e) de Sécurité et sûreté (RSSA) pour la République Démocratique du Congo réduira la vulnérabilité des employés de l'IRC ainsi que des programmes face aux menaces et dangers dans l'environnement sécuritaire ou évolue l'IRC, servant de ressource technique aux staffs de terrain - en leur donnant d'opportunités de formations, des directives, d'information et support technique en temps opportun - en assistant le Directeur Régional de la RDC dans la surveillance des systèmes de gestion sécuritaire, et dans la gestion directe des situations des crises.
Le/la conseiller(e) Régional(e) de Sécurité et Sûreté (RSSA) est un membre important de l'équipe régionale de direction de l'IRC RDC et de l'Unité technique de Sécurité et sûreté du siège.
Le/la RSSA va travaille avec l'équipe de direction de l'IRC RDC pour s'assurer que les politiques et procédures organisationnelles de sécurité correspondent au contexte, sont adéquates et connues des staffs, pour permettre ainsi la pérennisation des programmes. Aussi, le/la RSSA-RDC va conduire des formations sur les sites pour les personnels de sécurité ainsi que d'autres afin qu'à travers ces formations les différents bureaux de terrain de l'IRC puissent développer des plans appropriés de sécurité et donner des formations à leurs staffs. Il/elle va donner un conseil d'expertise aux staffs de tous les niveaux en RDC, en mettant l'accent sur la prise de conscience, la planification, la pratique, la gestion et la formation en gestion sécuritaire. Il/elle va faire l'évaluation d'environnements opérationnels moins sûrs, recommander une action et assister dans l'implémentation des plans de gestion sécuritaire et faire un suivi sur les politiques de l'IRC en matière de sécurité et systèmes de reportage pour ainsi permettre l'élaboration de bons programmes et mieux servir les bénéficiaires.
Le/la RSSA-RDC sera sous la supervision du Directeur Régional et de l'équipe Régionale de direction, et va travaille en collaboration avec le personnel de sécurité au niveau de terrain. Il/elle doit être au courant de toutes les alertes portant sur les situations de sécurité. Il/elle va voyager régulièrement à travers le pays pour garder la connaissance du bon contexte de la situation sécuritaire du pays. En période cruciale, le RSSA va faire le mentor et renforcer les capacités des staffs nationaux de l'IRC pour opérer de manière plus effective et contribuer à la réduction des vulnérabilités opérationnelles.

Planification de la gestion sécuritaire
  • S'assurer que le Chargé de sécurité de chaque province de la RDC a des plans de gestion sécuritaire à jour et adéquat dans les répertoires de New York et que chaque plan est révisée au moins une fois par an.
  • Donner des feedbacks écrits aux bureaux de terrain lorsqu'ils élaborent ou révisent les plans de sécurité.
  • Réclamer la révision des plans quand il ya un changement majeur dans l'environnement sécuritaire.
  • Développer et mettre à jour les Procédures opérationnelles standard dans les domaines de sécurité opérationnelle (administration, approvisionnement, gestion automobile, maisons et bureaux) et financiers (par ex. bon usage, retraits bancaires, manipulation de l'argent liquide)

Orientation sécuritaire et Formation

S'assurer que chaque nouvel employé - international ou national - reçoive une orientation sécuritaire appropriée dans les 72 heures de leur arrivée sur terrain. Donne un canevas de travail pour les orientations sécuritaires de terrain.

Dans une étroite complémentarité avec l'unité de sécurité et sûreté du département de programmes internationaux (IDP SSA Unit) et les RH de NY ainsi que les équipes des RH et administration du pays, il/elle s'assure que chaque employé international reçois un paquet approprié de briefing de sécurité quand c'est possible un briefing sur la sécurité personnelle, les politiques de l'IRC en matière de sécurité et le plan national de gestion de sécurité.

Créer, en collaboration avec l'Unité IDP SSA, un programme de formation sécuritaire qui touche un nombre maximal du staff national et international. Tenir un registre des formations de staff et rapporter au moins annuellement les formations données à tous les niveaux.

Assister les bureaux de terrain en préparant des ateliers de formations sécuritaires

Assister comme requis dans le processus de sélection des staffs internationaux et nationaux affectés à la sécurité.

Conseil et suivi

Fait le suivi de toutes les communications venant des bureaux de terrain relatives aux incidents sécuritaires et planification et donne le feedback aux questions soulevées par les équipes de terrain

Rendre visite à chaque bureau en RDC au mois une fois par an pour assurer un suivi de leur préparation sécuritaire et donner la formation. Etablir un rapport de suivi contenant des recommandations claires après chaque visite.

Ensemble avec d'autre Conseillers Régionaux de Sécurité et Sûreté, il/elle élabore et maintient à jour une base de données d'incidents sécuritaires.

Générer les rapports d'activités sur la sécurité, incluant des analyses de la base de données, des nouvelles menaces, les réponses et vulnérabilités ainsi que toute leçon apprise des incidents de sécurité et sûreté.

Maintenir un réseau de points focaux de l'IRC pour la sécurité dans chaque bureau.

Liaison et réseau:

Fait le suivi, donne un support et rapporte les initiatives de sécurité de chaque ONG de terrain, comme recommandé.

Identifie, crée et maintient un réseau avec les ONGI/UN ainsi que d'autres spécialistes adaptés de sécurité de la région.

Facilite la coordination de la sécurité des ONG à travers un réseau, une collaboration et une coordination avec les acteurs humanitaires.

Analyse du contexte régional et alerte précoce

Donne une information crédible et une analyse contextuelle des incidents et situations sécuritaires localisées et régionales avec des conseils appropries aux gestionnaires de l'IRC.

Comprends les questions importantes de sécurité du Programme de la RDC et tenir l'équipe de la direction informée si le contexte l'exige comme faisant parti du système régional d'alerte précoce.

Evaluations sécuritaire de terrain
Conduit les évaluations sécuritaires de terrain en examinant le staff IRC, les actifs, les parcelles, les résidences, les sites de terrain ainsi que des projets et compile un rapport avec des recommandations.

Réponse aux urgences et gestion de crises
Comme exigé, assiste et conseille le Directeur Régional, les Directeurs Provinciaux et d'autres gestionnaires supérieurs durant les urgences humanitaires ou sécuritaires, travaillant dans l'équipe des gestionnaires supérieurs des crises.
Assiste avec la partie sécurité (analyse de situation et information sur le contexte, les évaluations sécuritaires) dans les déploiements d'équipe de réponses aux urgences en RDC.



Niveau universitaire/Maitrise en gestion sécuritaire, affaires internationales ou discipline similaire

Expérience professionnelle
Minimum 5 ans d'expérience de travail avec une organisation à but non lucrative ou une ONG dans les programmes internationaux d'assistance humanitaire avec des capacités démontrées dans la planification, l'organisation et l'exécution des opérations sécuritaires sur terrain. L'expérience militaire/police dans le contexte de pacification est un atout.
Au mois trois ans d'expérience de travail de terrain dans un environnement volatile et de haute sécurité
La compréhension des principes humanitaires, des codes de conduite et idéalement un travail d'un sous secteur spécifique lies aux contextes des opérations de terrain d'une ONG

Excellentes compétences de communication écrite et orale en Anglais et en Français

D'autres compétences
Niveau avancée des connaissances de la technologie de communication, incluant les systèmes radio HF et HF, les communications par satellite, les supports de téléphones cellulaires, etc.
Compétences effectives de la gestion de personnel: le leadership pour guider les staffs et promouvoir la productivité dans un environnement de travail plaisant.
Une précédente expérience substantielle et documentée de formateur et des compétences à former les autres - aptitude à élaborer, mettre en uvre, à faciliter et dispenser la formation à un large éventail d'auditoires
Aptitude avérée à faire preuve de souplesse et de bien travailler sous pression dans un environnement d'équipe à multiples tâches.
Possibilité d'acquérir une compréhension précise des politiques locales, régionales, nationales et politiques internationales, des postes opérationnels et interactions, en donnant des briefings clairs et dynamiques et une analyse des situations sécuritaires spécifiques et potentielles ainsi que des situations politiques lorsqu'elles se produisent.